Übergabeprotokoll: Was muss rein, und was schützt dich wirklich?

Warum das Protokoll so wichtig ist

Der Vermieter darf eine Kaution von maximal drei Nettokaltmieten verlangen (§ 551 BGB). Diese Kaution soll Schäden absichern, die der Mieter an der Wohnung verursacht hat. Das Übergabeprotokoll ist der entscheidende Beweis dafür, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde.

Ohne Protokoll beim Einzug fehlt dir beim Auszug jeder Gegenbeweise. Schäden, die schon vor deiner Mietzeit bestanden, werden dir angelastet. Mit einem lückenlosen Protokoll kannst du dagegen nachweisen: Dieser Riss in der Wand war schon beim Einzug da.

Was gehört ins Protokoll?

Ein vollständiges Übergabeprotokoll enthält mindestens folgende Punkte:

• Datum und Uhrzeit der Übergabe
• Namen und Unterschriften aller Anwesenden (Mieter, Vermieter, ggf. Zeugen)
• Adresse und genaue Bezeichnung der Wohnung
• Zustand aller Räume einzeln: Wände, Böden, Decken, Fenster, Türen
• Zählerstände für Strom, Gas, Wasser
• Anzahl und Verbleib aller übergebenen Schlüssel
• Vorhandene Vorschäden und Mängel mit Beschreibung und Fotos
• Zustand von Einbauküche, Sanitäranlagen, Heizung (falls vorhanden)

Vorschäden beim Einzug dokumentieren

Geh beim Einzug durch jeden Raum und fotografiere alles, was nicht einwandfrei ist: Kratzer im Parkett, Flecken an der Wand, eine quietschende Tür, ein loses Fensterschloss. Halte Ort und Beschreibung schriftlich im Protokoll fest und füge die Fotos als Anlage bei.

Was nicht im Protokoll steht, gilt beim Auszug als von dir verursacht. Das ist die Grundregel. Fotos mit Zeitstempel und GPS-Koordinaten sind dabei deutlich beweiskräftiger als handschriftliche Notizen allein.

Bitte darauf, dass das Protokoll von beiden Seiten unterschrieben wird, und behalte eine Kopie. Sollte der Vermieter die Unterschrift verweigern, schicke das Protokoll per Einschreiben mit Einlieferungsbeleg.

Was beim Auszug gilt

Beim Auszug gilt: Normale Abnutzung ist kein Schaden. Abgenutzte Bodenbeläge nach vielen Jahren, verblasste Farbe an sonnigen Wänden oder leichte Gebrauchsspuren an Türgriffen gehen nicht zulasten des Mieters. Das entspricht der gefestigten BGH-Rechtsprechung.

Schönheitsreparaturklauseln in Mietverträgen sind häufig unwirksam. Starre Fristenklauseln (z.B. "alle 3 Jahre Küche") hat der BGH in BGH VIII ZR 178/05 für unwirksam erklärt, Quotenklauseln bei vorzeitigem Auszug in BGH VIII ZR 185/14. Prüfe daher die entsprechende Klausel in deinem Mietvertrag, bevor du kostenpflichtig renovierst.

Unterschreiben oder nicht?

Du bist nicht verpflichtet, ein unvollständiges oder falsches Protokoll zu unterschreiben. Fehlen wichtige Räume, wurden Mängel nicht aufgenommen oder steht etwas im Protokoll, das nicht stimmt, hast du das Recht auf Korrektur.

Wenn der Vermieter auf der Unterschrift besteht, kannst du handschriftlich einen Vorbehalt vermerken: "Unter Vorbehalt, Mängel in Raum X noch nachzutragen." Besser ist es, das Protokoll gar nicht zu unterzeichnen und stattdessen eigene Fotos und ein eigenes Dokument als Gegenstück zu erstellen.

Mit MieterGuard: Übergabeprotokoll-Generator

MieterGuard enthält einen integrierten Übergabeprotokoll-Generator. Du gehst Raum für Raum durch die Wohnung, tippst Mängel ein, machst Fotos direkt aus der App (mit automatischem Zeitstempel) und exportierst am Ende ein PDF als vollständiger Beleg. Beim Einzug genauso nutzbar wie beim Auszug.

Im letzten Schritt des Wizards können beide Parteien direkt auf dem Bildschirm unterschreiben. Mieter zuerst, dann Handy an den Vermieter. Die Unterschriften werden als Grafik ins PDF eingebettet.

Wichtig zu wissen: Diese Unterschriften sind einfache elektronische Unterschriften –keine qualifizierte Signatur nach eIDAS. Sie dokumentieren Anwesenheit und Kenntnisnahme, entfalten ihre Beweiskraft aber erst in Verbindung mit den GPS- und zeitgestempelten Fotos im Protokoll. Falls der Vermieter nicht unterschreiben will: Das Protokoll nach dem Export per Einschreiben zustellen. Die Zustellung ist dann der nachweisbare Beleg.