Betriebskostenabrechnung prüfen: So findest du Fehler

Die 12-Monats-Frist: Dein wichtigstes Werkzeug

Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Das regelt § 556 Abs. 3 BGB eindeutig: Kommt die Abrechnung zu spät, verfällt der Anspruch auf Nachzahlung.

Konkret bedeutet das: Wenn dein Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr 2024 ist, muss die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2025 bei dir eingegangen sein. Kommt sie erst im Januar 2026, musst du keine Nachzahlung leisten. Ein Guthaben zu deinen Gunsten bleibt dir trotzdem erhalten.

Prüfe also als erstes das Datum auf dem Abrechnungsschreiben und den Poststempel. Bei Zustellung per Post gilt das Zugangsdatum, nicht das Ausstellungsdatum.

Was darf überhaupt abgerechnet werden?

Abrechenbar sind nur die Kosten, die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) als umlagefähig aufgelistet sind. Typische zulässige Positionen:

• Heizkosten und Warmwasserkosten
• Grundsteuer
• Gebäude- und Haftpflichtversicherung
• Wasserversorgung und Entwässerung
• Aufzug, Hausreinigung, Gartenpflege
• Hausmeister (soweit nicht Verwaltungsaufgaben)
• Gemeinschaftsantenne oder Kabel-TV (soweit vertraglich vereinbart)

Ausdrücklich nicht umlagefähig sind dagegen: Verwaltungskosten, Instandhaltungs- und Reparaturkosten, Kosten für Leerstand sowie Kosten aus früheren Jahren, die nicht klar dem aktuellen Zeitraum zugeordnet sind.

Typische Fehler in der Abrechnung

Diese Fehler kommen am häufigsten vor und lohnen die genaue Prüfung:

• Nicht umlagefähige Positionen: Verwaltungskosten unter anderem Namen (z.B. "Buchhaltung", "Hausgeldumlage") oder Reparaturen als "Wartung" getarnt.
• Falscher Umlageschlüssel: Werden Kosten nach Wohnfläche verteilt, aber der Vermieter rechnet nach Personenzahl oder umgekehrt? Das ist nur zulässig, wenn der Mietvertrag das explizit so vorsieht.
• Falscher Abrechnungszeitraum: Der reguläre Abrechnungszeitraum umfasst zwölf Monate. Ausnahme: Bei Ein- oder Auszug im laufenden Jahr wird ein kürzerer Rumpfzeitraum abgerechnet – das ist zulässig.
• Keine Belege oder keine Einsicht: Du hast Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege (dazu mehr unten).
• Kosten für Leerstand: Leerstehende Wohnungen darf der Vermieter nicht auf die vorhandenen Mieter umlegen. Er muss den Leerstandsanteil selbst tragen.

Dein Widerspruchsrecht

Nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB hast du zwölf Monate Zeit, um gegen die Abrechnung Widerspruch einzulegen, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Zustellung. Versäumst du diese Frist, kannst du Einwände nicht mehr geltend machen. Halte dich an diese Frist, auch wenn du zunächst bezahlst.

Der Widerspruch muss schriftlich erfolgen und die konkreten Einwände benennen. Ein allgemeines "Ich bin nicht einverstanden" reicht nicht aus. Benenne die strittigen Positionen und erkläre, warum du sie für nicht umlagefähig hältst.

BGH-Grundsatz: Rechnerisch nachvollziehbar

Der Bundesgerichtshof hat in BGH VIII ZR 78/05 den Grundsatz formuliert, dass eine Betriebskostenabrechnung für den Mieter rechnerisch nachvollziehbar sein muss. Sie muss Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Anteil des Mieters und geleistete Vorauszahlungen ausweisen.

Fehlen diese Angaben oder sind sie nicht nachvollziehbar, ist die Abrechnung formell unwirksam. Das bedeutet: Keine Nachzahlungspflicht, auch wenn die Kosten inhaltlich korrekt wären.

Praktischer Tipp: Belegeinsicht verlangen

Du hast nach § 556 BGB i.V.m. § 242 BGB (Treu und Glauben) das Recht, Einsicht in alle Belege zu nehmen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Das umfasst Rechnungen, Verträge und Abrechnungen der Versorger.

Verlange die Belegeinsicht schriftlich und setze eine Frist von zwei Wochen. Der Vermieter muss dir entweder Einsicht gewähren oder Kopien zur Verfügung stellen. Auf Basis dieser Belege kannst du prüfen, ob die abgerechneten Kosten tatsächlich entstanden sind.